プライバシーに関する通知

はじめに

VFS Globalは、利用者のプライバシーを保護し尊重することをお約束します。

このプライバシーに関する通知(以下「通知」)では、国際的企業であるVFS Global(以下「VFS」または「弊社」)および子会社による個人情報の取扱いについて説明しています。この通知は、VFS Globalのウェブサイト、製品、ソフトウェア、またはそれに関連するすべてのサービス(総称して「サービス」)に適用されます。サービスによってはそのサービス特有のプライバシー慣行を説明する別のプライバシー通知に関連付けられている場合があります。

本通知は変更される場合がありますので、このページを随時訪れて変更内容をご確認ください。

本通知の最終更新日は、2018年2月23日です。

弊社サービスのご利用をもって、本通知の適用に同意したと見なされます。

本プライバシーに関する通知および弊社プライバシー慣行についてのご質問は、弊社データ保護責任者、または下記住所へ郵送でお問い合わせください。

住所: 
Attn:Data Protection Officer
VF Services UK Limited, 
3rd Floor,
66 Wilson Street,
London,
EC2A 2BT
U.K.

VFS Global とは?

VFS Globalは、在外公館や世界各地の政府のための世界最大のアウトソーシングおよび技術パートナーのスペシャリストです。弊社のパートナーである政府機関が重大な業務課題に専念できるよう、政府機関に代わり、各種ビザ、許可証、渡航文書の申請を処理する権利を有し、申請書や市民サービスに関連する運営や業務を中立的な立場で行っております。申請手続きのサービスを提供することにより、弊社はデータプロセッサとしての役割を果たし、各在外公館はデータコントローラとして機能しています。

United Kingdom Visas and Immigration(英国ビザ・移民局)

https://www.gov.uk/contact-ukvi-inside-outside-uk

 

個人情報の収集方法

弊社ウェブサイトの利用やビザ申請とそれに伴うサービスの利用により、利用者の個人情報が収集されます。また、ビザ申請手続きの一環として行政機関の要請により実施される書類の検証など二次的情報源から、情報が収集される場合もあります。さらに弊社は、追加情報入手を目的としてクレジット審査代理業者、不正行為検知代理業者、教育施設、以前の雇用主等に連絡を取る場合があります。

 

収集される情報の種類

弊社では、ビザ申請または利用者が要求するサービスの提供を目的として、提携する政府機関が必要とする情報のみを収集します。弊社は、ビザを発給する政府機関が要求する情報を収集するため、収集する個人情報は申請するビザの種類によって異なります。

収集データの例:

個人情報:氏名、国民識別番号、国籍、性別、渡航文書の詳細(パスポートまたは身分証など)、電子メールアドレス、電話番号、住所、出生地および生年月日など。

要配慮個人情報:宗教、婚姻状況、健康関連情報、生体認証データ(指紋、写真、DNAスワブなど)。

第三者:子供、両親の氏名、配偶者の氏名、雇用主の詳細、身元保証人、渡航先住所。

通信データ:連絡先詳細、電子メール、携帯電話番号。

支払いデータ:決済カード、銀行口座の詳細。

電子メディアデータ:CCTV画像、動画音声記録、ウェブサイトのクッキー(下記参照)。

このリストは包括的なものではなく、提携する政府機関の要求や利用するサービスによって異なります。

ビザまたは渡航文書の申請時に収集される個人情報の詳細については、弊社のデータ保護責任者または在外公館までお問い合わせください。

 

個人情報の使用方法

VFS Globalによる個人情報の使用は、特定のビザ申請手続きまたは宅配便によるビザの配送など利用者が要求する追加サービスの提供を目的とした使用に限定されます。

個人情報の使用目的:

  • ビザ申請センター(VAC)におけるビザ申請担当者との申請予約
  • ビザまたはその他の渡航文書申請のサポート
  • 利用者の身元確認
  • ビザ申請の進捗状況の追跡
  • 利用者が要求する追加サービスの提供
  • 提携する政府機関から委任された義務の遂行
  • ビザまたは渡航文書申請に関連する検証手続きの遂行
  • 犯罪防止
  • 提供するサービスに関する感想や意見の収集
  • 利用者が許可した、要求や関心に基づく情報の配信 

データの保存期間

弊社では個人情報の保存期間を定期的に見直します。特定の情報に関しては、法定義務(税法など)を満たすために保持することが法律上義務付けられています。利用者の個人情報は、提携する政府期間が定める関連業務の所要期間、または利用者との間に締結された関連する契約に定められた期間に限り弊社のシステムに保存します。

 

個人情報へのアクセス権

利用者の明示的同意がない限り、その個人情報をマーケティング目的のために第三者と共有することはありません。同意を取り消す場合は、オンラインアカウントから情報を更新するか、カスタマーセンターに随時お申し付けください。カスタマーサービスの連絡先詳細は申請時に提供されます。

利用者の個人情報は、その明示的同意がない限り、第三者に開示されることはありません。利用者の個人情報は、要求された手続きの遂行または追加サービスの提供に必要な場合にVFS Global所属企業と共有される場合があります。これには、渡航先の劇場やツアー予約、手続きの検証、犯罪防止などが含まれます。

 

規制当局: 

ビザまたは他の渡航文書を申請することにより、渡航先の在外公館に個人情報が送付されます。 送付先の在外公館では、犯罪やテロ防止を目的として、関連する政府、規制当局、または執行機関と個人情報を共有することがあります。

 

法的理由に基づく第三者:

次の場合、弊社は個人情報の共有が必要と考えます。

法的義務の遵守および法執行機関やその他の公的機関(居住国以外の当局を含む場合があります)等政府機関からの要請への対応のため。

合併、売却、再編、買収、合弁事業、譲渡、移転、または弊社の事業、資産、株式の全部または一部の処分(倒産または同様の手続きに関連するものを含む)の際。

弊社の権利、利用者、システム、サービス保護のため。

 

弊社業務を代行する第三者サービスプロバイダー: 

弊社に代わり業務の遂行やサービス提供(支払処理や宅配便のビザ配送等)を行う第三者サービスプロバイダー、代理店の下請け業者およびその他の関連組織に利用者の個人情報を開示する場合があります。ただし、利用する第三者サービスプロバイダーとは個人情報の保護および直接的なマーケティング目的による使用の禁止を記した契約を締結しており、開示される個人情報はサービス提供に必要な情報に限られます。弊社は、利用者の許可なく、直接的なマーケティングを目的としているVFS Globalのネットワーク外の第三者に利用者の個人情報を開示することはありませんのでご安心ください。

 

提携第三者製品プロバイダー: 

弊社は、少数の第三者製品プロバイダーと密接に協働し、利用者に最高の旅行体験をもたらすことを目的とした、品質と信頼性の高いサービスを提供しています。例えば、ビザ申請の支払いには、処理手続きが必要です。これに関連する第三者プロバイダーは、支払処理の遂行および適用法に基づいた義務の履行のために、利用者の個人情報を必要とします。第三者プロバイダーが個人情報のデータコントローラを務める場合、当該プロバイダーのプライバシーに関する通知を確認することを推奨します。 当該第三者製品プロバイダーは、利用者の個人情報を弊社と共有し、弊社は本プライバシーに関する通知に従ってこれを使用します。 

 

個人情報の海外転送: 

本ウェブサイトまたはビザ申請センターで提供されるサービスの一環として、利用者から弊社に提供される情報は、殆どの場合外国に転送されます。これは、ビザまたは他の渡航文書を申請することにより、個人情報が在外公館を経由して渡航先の国に送られるためです。 転送先国が、利用者の居住国やEUと同様のデータ保護法を定めていない場合があります。ビザ申請手続きの一環として必要な手続きであっても、弊社には個人情報を「海外」へ転送するにあたり利用者の許可を得ることを法律で義務付けられています。

ビザを申請する渡航先国に応じて、弊社は利用者の個人情報を英国、カナダ、ドイツ、インド、ロシアのいずれかの弊社データセンターに内部的に転送することができます。利用者の居住国と同レベルのデータ保護法が適用法で設定されていない国に欧州経済地域から内部的に個人情報を転送する場合、弊社では適切なレベルのデータ保護措置を講じます。つまり、利用者の権利と保護はそのデータと共に維持されます。例えば、弊社は欧州委員会が承認した契約条項、および個人情報の受信者が確実にそれを保護するべく策定された措置を講じます。 

弊社のデータ転送についての詳細は、データ保護責任者までお問い合わせください。

 

選択

利用者からの事前の許可なしに、弊社から利用者にマーケティングを目的とした電子メール、電話、SNSメッセージを配信することはありません。許可したマーケティング情報の配信は随時中止することができます。カスタマーセンターにお問い合わせいただくか、可能な場合はオンラインでアカウント設定を変更してください。

 

利用者の権利

個人情報の処理方法に関する法律に基づき、利用者は特定の権利を有します。該当する権利:

a.個人情報の使用方法について知る権利。
b.個人情報へのアクセス権。
c.誤った個人情報の修正権。
d.個人情報の削除権。(法律が認める場合)
e.個人情報処理の制限権
f.データポータビリティ権。
g.個人情報の使用方法に対する異議申し立て権。
h.自動化された意思決定およびプロファイリングに関する権利。

個人情報が正しく処理されていないと感じる場合、または個人情報の処理に関して不満がある場合、利用者は苦情を述べる権利を有します。 

苦情は、弊社データ保護責任者に申し立てるか、直接在外公館もしくは利用者の居住国またはEU加盟国のデータ保護機関に申し立てることができます。その際、VFS Globalのデータ処理による権利侵害と感じている概要を説明してください。 

VFS GlobalのEU監督当局:

The Information Commissioner's Office, 
Wycliffe House, Water Lane, 
Wilmslow, Cheshire, 
SK9 5AF, United Kingdom. 

電話: + 44 (0)1625 545 745
メール: https://ico.org.uk/global/contact-us/

 

利用者による自身の個人情報へのアクセスと更新方法

利用者は、VFS Globalが保持する自身の個人情報のコピーを要求する権利を有します。利用者によるその個人情報へのアクセス依頼に対し、弊社は身元確認等法的要件や免除要件に従って積極的に対応じます。利用者にデータを提供する前に、身元確認、および関連するデータを見つけるために弊社との交流に関する十分な調査を行います。データのコピーには手数料が発生する場合があります(法律で禁止されている場合を除く)。

弊社は情報の正確性を重要視しています。 一部の法的管轄区域では、利用者はその個人情報が不正確または更新が必要な場合に修正または改正する権利を有します。また、利用者はその個人情報の削除を要求する権利も有しますが、法的要件やその他の義務および要因により、必ずしも可能とは限りません。

弊社は、利用者が情報をより簡単に確認し修正するための方法を検討しています。その間、利用者がその個人情報のコピーやメールアドレスの変更を希望する場合、もしくは弊社が保持している他の情報が不正確または期限切れである場合は、カスタマーセンター、本プライバシーに関する通知の冒頭に記載されている現地事務所、またはデータ保護責任者(電子メール)までご連絡ください。

 

個人情報の紛失、悪用、改ざんを防止するためのセキュリティ措置

利用者の個人情報提供にあたり、弊社は情報の安全を確保する措置を講じています。機密性の高い情報(クレジットカードやデビットカードの詳細など)は暗号化され保護されます。

弊社ウェブサイトでは、保護されたページにはウェブブラウザのアドレスバーに鍵のアイコンが表示されます。

機密性の低い情報(電子メールアドレスなど)は通常インターネット経由で送信されますが、100%安全であるという保証はありません。弊社では、利用者の個人情報を保護するために努力しておりますが、送信される情報のセキュリティを保証するものではありません。取得した利用者の情報に関し、弊社はシステム上のセキュリティを万全にするため最善を尽くします。アカウント設定をする際に選択したパスワードの、ビザ申請センターの予約時などにおける機密保持の責任は利用者が負います。パスワードを他者に教えないでください。

 

プロファイリング

プロファイリングは、行動を分析または予測するために個人情報を自動処理するあらゆる形態を指します。弊社はプロファイリングを行いません。

 

「クッキー(Cookie)」の使用

他の多数のウェブサイトと同様に、VFS Globalウェブサイトではクッキーを使用しています。クッキーとは、ウェブサイト訪問者のコンピュータに送信される小容量の情報を指し、ウェブサイト訪問時にユーザーを認識するためにハードドライブに保存されます。クッキーは訪問者の閲覧行動やパターンに関する統計情報を収集しますが、個人を特定することはありません。例えば、クッキーは訪問者の希望言語を保存します。クッキーはウェブサイトの改善とより個別化されたより良いサービスの提供に役立ちます。

ブラウザの設定をオフに切り替えるとクッキーを無効にすることができます。ご使用のコンピュータでクッキーを無効にする方法については、当ウェブサイトの「クッキーに関する通知」をご覧ください。クッキーを無効にすると、ウェブサイトが十分機能しなくなる可能性がありますのでご注意ください。

 

他のウェブサイトへのリンク

弊社ウェブサイトには、他の組織が運営するウェブサイトへのリンクが含まれていることがあります。本プライバシーに関する通知は弊社ウェブサイトのみに適用されます。他のウェブサイトをご利用の際は、そのサイトのプライバシーステートメントをお読みいただくことをお勧めいたします。弊社ウェブサイトのリンクからアクセスした場合でも、他のサイトのプライバシーポリシーおよび慣行について弊社は責任を負いかねます。
また、第三者サイトから弊社ウェブサイトにリンクした場合、弊社は第三者サイトの所有者および運営者のプライバシーポリシーおよび慣行に責任を負いません。第三者サイトの通知をお読みいただくことをお勧めいたします。

 

ソーシャルネットワーク

弊社サービスに、Facebook®の「いいね!」ボタンやウィジェット、「共有」ボタン、インタラクティブなミニプログラムなど、ソーシャルネットワーキング機能が含まれている場合があります。このようなサービスは、訪問したウェブページやIPアドレスなどの情報を収集し、機能が適切に機能するようにクッキーを設定することがあります。このような第三者から収集されるいずれの情報においても、そのセキュリティまたはプライバシーに関して弊社は責任を負いません。第三者のサービスに接続、利用、アクセスする際は、該当するサービスに適用されるプライバシーステートメントや方針を確認してください。ソーシャルメディアのアカウントプロバイダーやソーシャルメディアサービスの他ユーザーとの個人情報の共有を望まない場合は、ソーシャルメディアアカウントを本サービスのアカウントに接続しないよう、また、本サービスのソーシャルシェアリングにも参加しないようご注意ください。

 

お問い合わせ:

本ステートメントまたは弊社のプライバシー慣行についてのご質問は、次のいずれかの方法でお気軽にお問い合わせください。
VFS Globalデータ保護責任者: 
電子メール: 
DPO@vfsglobal.com

住所: 
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